Mobilny urzędnik. Poprawa dostępności usług publicznych dla mieszkańców o szczególnych potrzebach

Uzupełnienie i wysłanie powyższego formularza oznacza zgodę na przetwarzanie przez Fundację Partycypacji Społecznej Państwa danych osobowych zawartych w formularzach i załączonych dokumentach w celu  rekrutacji na potrzeby projektu „Mobilny Urzędnik” organizowanego przez Fundację Partycypacji Społecznej, a także realizacji wyżej wymienionego projektu. Zgodę można wycofać w każdym czasie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Administratorem Państwa danych osobowych jest Fundacja Partycypacji Społecznej. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu aktualnie prowadzonej rekrutacji na potrzeby projektu „Mobilny Urzędnik”. Odbiorcą Państwa danych osobowych może być Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej.

Informujemy, że administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Fundacja Partycypacji Społecznej z siedzibą w Poznaniu (61-131), przy ul. Sieradzkiej 4c. Dane osobowe przetwarzane będą w celu prowadzenia rekrutacji projektu „Mobilny Urzędnik” do grudnia 2021.

Podane przez Panią/Pana dane osobowe nie będą/będą udostępniane innym odbiorcom oraz nie będą/będą przekazywane do państwa trzeciego. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, a także i prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.

Inspektor Ochrony Danych
Email: iod@grupaprofesja.com

Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest dobrowolne.

Harmonogram działań udostępniony zostanie po zrekrutowaniu grup.

11.01.2022

Informujemy, że że projekt „Mobilny urzędnik” został przedłużony do końca marca 2022 roku. Zostały ostatnie 3 miejsca w fazie wdrożeniowej projektu, zapraszamy wszystkie zainteresowane urzędy gmin.

10.01.2022

W związku z realizacją projektu nr POWR.04.03.00-00-0134/18 pt. „Mobilny urzędnik. Poprawa dostępności usług publicznych dla mieszkańców o szczególnych potrzebach”, dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, Oś priorytetowa IV. Innowacje społeczne i współpraca ponadnarodowa, Działanie: 4.3 Współpraca ponadnarodowa, zapraszamy do składania ofert na wynajem sal szkoleniowych wraz z zapewnieniem noclegu, wyżywienia dla uczestników szkolenia, zgodnie z przedmiotem rozeznania wskazanym w załączniku.

Rozeznanie – wynajem sali, wyżywienie, nocleg, Bydgoszcz

07.12.2021

W związku z realizacją projektu nr POWR.04.03.00-00-0134/18 pt. „Mobilny urzędnik. Poprawa dostępności usług publicznych dla mieszkańców o szczególnych potrzebach”, dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, Oś priorytetowa IV. Innowacje społeczne i współpraca ponadnarodowa, Działanie: 4.3 Współpraca ponadnarodowa, zapraszamy do składania ofert na wynajem sal szkoleniowych wraz z zapewnieniem noclegu, wyżywienia dla uczestników szkolenia, zgodnie z przedmiotem rozeznania wskazanym w załączniku.

Rozeznanie – wynajem sali, wyżywienie, nocleg, Wrocław

16.11.2021

W związku z realizacją projektu nr POWR.04.03.00-00-0134/18 pt. „Mobilny urzędnik. Poprawa dostępności usług publicznych dla mieszkańców o szczególnych potrzebach”, dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, Oś priorytetowa IV. Innowacje społeczne i współpraca ponadnarodowa, Działanie: 4.3 Współpraca ponadnarodowa, zapraszamy do składania ofert na wynajem sal szkoleniowych wraz z zapewnieniem noclegu, wyżywienia dla uczestników szkolenia, zgodnie z przedmiotem rozeznania wskazanym w załączniku.

Rozeznanie – wynajem sali, wyżywienie, nocleg, Tarnowo Podgórne

 

16.11.2021

W związku z realizacją projektu nr POWR.04.03.00-00-0134/18 pt. „Mobilny urzędnik. Poprawa dostępności usług publicznych dla mieszkańców o szczególnych potrzebach”, dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, Oś priorytetowa IV. Innowacje społeczne i współpraca ponadnarodowa, Działanie: 4.3 Współpraca ponadnarodowa, zapraszamy do składania ofert na wynajem sal szkoleniowych wraz z zapewnieniem noclegu, wyżywienia dla uczestników szkolenia, zgodnie z przedmiotem rozeznania wskazanym w załączniku.

Rozeznanie – wynajem sali, wyżywienie, nocleg, Kraków

 

16.11.2021

W związku z realizacją projektu nr POWR.04.03.00-00-0134/18 pt. „Mobilny urzędnik. Poprawa dostępności usług publicznych dla mieszkańców o szczególnych potrzebach”, dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, Oś priorytetowa IV. Innowacje społeczne i współpraca ponadnarodowa, Działanie: 4.3 Współpraca ponadnarodowa, zapraszamy do składania ofert na wynajem sal szkoleniowych wraz z zapewnieniem noclegu, wyżywienia dla uczestników szkolenia, zgodnie z przedmiotem rozeznania wskazanym w załączniku.

Rozeznanie – wynajem sali, wyżywienie, nocleg, Warszawa

 

09.11.2021

Informujemy, że możliwość zgłoszenia się do projektu „Mobilny urzędnik” została przedłużona do 24.11.2021 roku. Szczegółowe informacje dostępne na stronie projektu.

 

22.10.2021

Informujemy, że możliwość zgłoszenia się do projektu „Mobilny urzędnik” została przedłużona do 10.11.2021 roku. Szczegółowe informacje dostępne na stronie projektu.

 

22.10.2021

II LISTA RANKINGOWA CZĄSTKOWA GMIN ZAKWALIFIKOWANYCH DO UDZIAŁU W FAZIE WDROŻENIA MODELU MOBILNEGO URZĘDNIKA

 

22.10.2021

W związku z realizacją projektu nr POWR.04.03.00-00-0134/18 pt. „Mobilny urzędnik. Poprawa dostępności usług publicznych dla mieszkańców o szczególnych potrzebach”, dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, Oś priorytetowa IV. Innowacje społeczne i współpraca ponadnarodowa, Działanie: 4.3 Współpraca ponadnarodowa, zapraszamy do składania ofert na wynajem sal szkoleniowych wraz z zapewnieniem noclegu, wyżywienia dla uczestników szkolenia, zgodnie z przedmiotem rozeznania wskazanym w załączniku.

Rozeznanie – wynajem sali, wyżywienie, nocleg

 

19.10.2021

W związku z realizacją projektu nr POWR.04.03.00-00-0134/18 pt. „Mobilny urzędnik. Poprawa dostępności usług publicznych dla mieszkańców o szczególnych potrzebach”, dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, Oś priorytetowa IV. Innowacje społeczne i współpraca ponadnarodowa, Działanie: 4.3 Współpraca ponadnarodowa, zapraszamy do składania ofert na przeprowadzenie szkoleń dla Uczestników Projektów.

Rozeznanie – szkolenia

 

01.10.2021

Informujemy, że możliwość zgłoszenia się do projektu „Mobilny urzędnik” została przedłużona do 22.10.2021 roku. Szczegółowe informacje dostępne na stronie projektu.

 

22.09.2021

I LISTA RANKINGOWA CZĄSTKOWA GMIN ZAKWALIFIKOWANYCH DO UDZIAŁU W FAZIE WDROŻENIA MODELU MOBILNEGO URZĘDNIKA

 

22.09.2021

Informujemy, że możliwość zgłoszenia się do projektu „Mobilny urzędnik” została przedłużona do 01.10.2021 roku. Szczegółowe informacje dostępne na stronie projektu.

 

03.09.2021

Informujemy, że możliwość zgłoszenia się do projektu „Mobilny urzędnik” została przedłużona do 17.09.2021 roku. Szczegółowe informacje dostępne na stronie projektu.

 

16.07.2021

W związku z zakończeniem kolejnego etapu realizacji projektu „Mobilny urzędnik” zapraszamy pracowników urzędów miast i gmin oraz same urzędy do przystąpienia do fazy wdrażania rozwiązania.

Trwa rekrutacja uczestników. Planowany termin rozpoczęcia szkoleń IX.2021

W ramach projektu pracownicy urzędów otrzymają zestawy materiałów szkoleniowych oraz wezmą udział w szkoleniach przygotowujących ich do wdrożenia usług mobilnych w ramach instytucji.
Do urzędów zostaną przekazane materiały merytoryczne w postaci opracowanego modelu oraz filmów edukacyjnych, które pozwolą na przygotowanie kadry do świadczenia usług mobilnych.

Zapraszamy do kontaktu: mobilny.urzednik@fundacja-spoleczna.pl

 

13.07.2021

W związku z realizacją projektu nr POWR.04.03.00-00-0134/18 pt. „Mobilny urzędnik. Poprawa dostępności usług publicznych dla mieszkańców o szczególnych potrzebach”, dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, Oś priorytetowa IV. Innowacje społeczne i współpraca ponadnarodowa, Działanie: 4.3 Współpraca ponadnarodowa, zapraszamy do składania ofert na przygotowanie materiałów oraz scenariuszów, zgodnie z przedmiotem rozeznania wskazanym w załączniku.

Rozeznanie rynku – przygotowanie materiałów do filmów oraz opracowanie scenariuszów

 

12.07.2021

W związku z realizacją projektu nr POWR.04.03.00-00-0134/18 pt. „Mobilny urzędnik. Poprawa dostępności usług publicznych dla mieszkańców o szczególnych potrzebach”, dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, Oś priorytetowa IV. Innowacje społeczne i współpraca ponadnarodowa, Działanie: 4.3 Współpraca ponadnarodowa, zapraszamy do składania ofert na przygotowanie materiałów szkoleniowych w formie filmów (w tym: nagranie filmów, obróbka, koszt napisów oraz tłumaczenia migowego), zgodnie z przedmiotem rozeznania wskazanym w załączniku.

Rozeznanie rynku – nagrywanie filmików

Regulamin uczestnictwa w fazie wdrożenia modelu Mobilny Urzędnik

Formularz rekrutacyjny

Umowa uczestnictwa w projekcie

Załącznik nr. 1 do umowy

Załącznik nr. 2 do umowy

Porozumienie z instytucją wdrażającą

Regulamin zwrotu kosztów

Załącznik nr. 1 Regulamin zwrotu kosztów

Czy uczestnikami projektu mogą być pracownicy socjalni z ośrodków pomocy społecznej ?

Nie, projekt kierowany jest do urzędników urzędów gminy. Celem opracowania modelu jest m.in zwiększenie dostępności usług świadczonych przez urząd gminy, w miejscu zamieszkania klienta.

Czy urzędy gminy, które realizują już usługę „Mobilny urzędnik”, mogą wziąć udział w projekcie?

Nie, w projekcie mogą wziąć udział pracownicy urzędów gmin, które nie świadczą usługi „Mobilny urzędnik”. Po opracowaniu ostatecznej wersji modelu, udostępnione zostaną materiały zawierające wskazówki do realizacji usługi.

Ilu urzędników urzędu gminy może wziąć udział w szkoleniach organizowanych w ramach projektu?

W szkoleniach w formie stacjonarnej może wziąć udział jeden urzędnik z każdego urzędu gminy. W przypadku organizacji szkoleń online możliwe jest uczestnictwo dwóch pracowników. W realizacji usługi na etapie testowania rozwiązania, może wziąć udział więcej pracowników, z różnych wydziałów/referatów.

W jakim mieście odbywać się będą szkolenia dla uczestników projektu?

Z uwagi na panującą epidemię szkolenia zostaną przeprowadzone z formie webinariów. W związku z powyższym są zobowiązani do zainstalowania programu ZOOM pro, który umożliwi przeprowadzenie spotkania online. W przypadku realizacji zajęć w formie zdalnej, miejsce wybrane będzie z uwzględnieniem lokalizacji przystępujących do szkolenia gmin.

Jaki sprzęt muszą posiadać urzędnicy aby uczestniczyć w szkoleniach?

Aby uczestnictwo w webinarium było efektywne, wskazane jest aby uczestnicy korzystali z komputera wyposażonego w kamerę internetową, słuchawki, mikrofonu (wystarczy wbudowany w laptopie). Spotkania odbywać się będą przy pomocy platformy ZOOM pro- w celu jego użytkowania należy zainstalować aplikację ZOOM. W przypadku realizacji szkoleń w formie stacjonarnej, nie jest wymagane posiadanie żadnego sprzętu ani materiałów.

Czy zwracane są koszty dojazdu?

Tak, w ramach projektu przewidziany jest zwrot środków finansowych dla uczestników, którzy indywidualnie poniosą koszty dojazdu na szkolenia, tj. urząd gminy nie zwróci pracownikowi poniesionych kosztów.

Czy szkolenia będą odbywały się w godzinach pracy urzędu ?

Tak, docelowo szkolenia odbywać się będą w godzinach pracy urzędów, co powinno zostać uwzględnione przez przełożonych pracowników, będących uczestnikami projektu.W przypadku zgłoszenia zapotrzebowania na realizację szkoleń, poza godzinami pracy urzędu, zostanie to uwzględnione przy planowaniu harmonogramu szkoleń.

Czy uczestnicy otrzymają certyfikaty po zakończeniu szkolenia?

Tak, zarówno urzędy gminy jak i uczestnicy indywidualni, którzy ukończą szkolenia otrzymają certyfikat potwierdzający udział w projekcie.

W jaki sposób informować o realizacji usługi na terenie gminy ?

Zachęcamy do promocji usługi przy wykorzystaniu możliwie dużej ilości kanałów komunikacyjnych. Rekomendujemy kontakt z: lokalnymi partnerami oraz organizacjami pozarządowymi, ośrodkami pomocy społecznej, pielęgniarkami środowiskowymi, szpitalami, okręgowymi izbami pielęgniarskimi, asystentami osób z niepełnosprawnościami, lekarzami rodzinnymi, asystentami rodziny, parafiami, oddziałami Caritas. Dobór kanału promocji usługi leży w zakresie gminy.

Pod jaką klasyfikacją budżetową będą  przekazane środki finansowe na konto Urzędu ?

85% z  „8” Finansowanie programów i projektów ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy, z wyłączeniem środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 2, pkt 5 lit. c i d oraz pkt 6 ustawy oraz z wyłączeniem budżetu środków europejskich.

Symbol ten stosuje się do oznaczenia wszystkich wydatków ponoszonych w trakcie realizacji przedsięwzięć w ramach danego programu lub projektu finansowanego ze środków pochodzących z budżetu UE, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy, z wyłączeniem środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 2, pkt 5 lit. c i d oraz pkt 6 ustawy (do których stosowana jest czwarta cyfra paragrafu „5” lub „1”) oraz z wyłączeniem budżetu środków europejskich, a także z wyjątkiem wydatków oznaczonych cyfrą 9. Symbol ten stosuje się również do oznaczenia wydatków ponoszonych na finansowanie Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Wspólnej Polityki Rolnej, z udziałem funduszy unijnych finansujących W spólną Politykę Rolną. Stosuje się go również do wydatków, których źródłem finansowania jest pożyczka na prefinansowanie z budżetu państwa.

Oraz 15% z  „9” Współfinansowanie programów i projektów realizowanych ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy, z wyłączeniem środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 2, pkt 5 lit. c i d oraz pkt 6 ustawy.

Symbol ten stosuje się do oznaczenia wydatków ponoszonych w trakcie realizacji przedsięwzięć finansowanych ze środków pochodzących z budżetu UE, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy, z wyłączeniem środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 2, pkt 5 lit. c i d oraz pkt 6 ustawy (do których stosowana jest czwarta cyfra 6 lub 2), stanowiących krajowy wkład publiczny w realizację programu lub projektu. Źródłem finansowania tych wydatków mogą być na przykład środki pochodzące z budżetu państwa (z wyłączeniem środków otrzymanych z tytułu pożyczki na prefinansowanie) bądź środki własne jednostek sektora finansów publicznych.

Czy świadczenie usługi w miejscu zamieszkania klienta o specjalnych potrzebach – tj. w Domu Pomocy Społecznej, Zakładzie Opiekuńczo – Leczniczy,  kwalifikuje się w możliwość realizacji testowania usługi, np. obsługa wniosków o dowody osobiste?

Tak, odbiorcą rozwiązania mogą być mieszkańcy DPS, czy ZOL znajdującego się na terenie gminy. Odbiorcą nowego rozwiązania mogą być: osoby w wieku 15+, zamieszkałe na     terenie gminy objętej wsparciem kwalifikujące się do grupy osób o szczególnych potrzebach (zgodnie z prog. Dostępność PLUS), o ograniczonej możliwości poruszania się (czasowo i trwale), które ze względu na sytuacje zdrowotną, osobistą i/lub rodzinną mają ograniczone   możliwości dotar­cia    do UG, w tym os.: niepełnosprawne prawnie (osoby z orzeczeniem), osoby starsze (w wieku 65), osoby zależne, os. Zamieszkujące na terenie gmin wiejskich, os. sprawujące faktyczna opiekę nad osobami starszymi i zależnymi oraz opiekunów z pieczy zastępczej.

Czy istnieje możliwość jednorazowego rozliczenia kosztów dodatkowego wynagrodzenia dot. testowania usługi „Mobilny Urzędnik” po zakończeniu okresu testowania usługi, tj. rozliczenie po 31.03.2021 r.

Ponieważ Lider projektu zobowiązany jest do bieżącego rozliczania się przed Instytucją Zarządzającą, prosimy aby urzędy gminy rozliczały się systematycznie tj. co miesiąc lub co dwa miesiące.

Czy regulamin/zarządzenie/katalog usług należy przesłać do Państwa w celu weryfikacji? Czy dokumenty będą wymagane na późniejszym etapie, np. w trakcie ostatecznego rozliczanie gminy z udziału w projekcie? Czy przygotowanie takich dokumentów jest konieczne do realizacji usługi mobilnego urzędnika?

Stworzenie ww. dokumentów to propozycja, która może ułatwić  proces wdrażania usługi w urzędzie. Regulamin jest zbiorem jasnych wytycznych dla potencjalnych odbiorców rozwiązania, może być także przydatny w przypadku wystąpienia sytuacji trudnych w trakcie realizacji usługi. Z tej perspektywy przygotowanie takich dokumentów jest ważne. W ramach projektu uczestnicy nie będą rozliczani z przygotowania zarządzeń czy regulaminu, jednak jeśli wypracowane zostaną  takie dokumenty, chętnie się z nimi zapoznamy – w celu ulepszania ostatecznej wersji modelu.

Czy wszystkie logotypy obligatoryjnie powinny znaleźć się na karcie i ewidencji (mam na myśli FPS, Woj. Wielkopolskie, ROPS)?

Tak, na dokumentach powinny znaleźć się loga zarówno unijne jak i Lidera i partnera projektu.

Jaki jest ostateczny termin rozliczenia projektu i czy przewidywane jest przesunięcie terminu rozliczenia projektu w związku z epidemią?

Faza testowania trwa do marca 2021. Na razie nie została podjęta decyzja o przedłużeniu projektu, będziemy reagować dalej, jeżeli zaistnieje taka potrzeba.

Czy w załączniku nr 1 „Karta Testowania Usługi” jest wymagany podpis klienta (Odbiorcy Rozwiązania)?

Tak, pod kartą testowania usługi wymagany jest podpis klienta, dotyczy to jednak tylko części pierwszej czyli tabeli. Pod notatkami z prowadzenia sprawy podpisuje się tylko urzędnik, który zrealizował usługę.

Jak ująć środki, które zostaną przekazane na wynagrodzenia, w budżecie gminy? Czy jako plan i wykonanie, czy jako koszty? Pod jaką klasyfikacją budżetową będą  przekazane przez Państwa środki finansowe na konto Urzędu Gminy?

Środki będą przekazywane Państwu w następujących proporcjach:

85% z  „8″ Finansowanie programów i projektów ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy, z wyłączeniem środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 2, pkt 5 lit. c i d oraz pkt 6 ustawy oraz z wyłączeniem budżetu środków europejskich.

Symbol ten stosuje się do oznaczenia wszystkich wydatków ponoszonych w trakcie realizacji przedsięwzięć w ramach danego programu lub projektu finansowanego ze środków pochodzących z budżetu UE, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy, z wyłączeniem środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 2, pkt 5 lit. c i d oraz pkt 6 ustawy (do których stosowana jest czwarta cyfra paragrafu „5” lub „1”) oraz z wyłączeniem budżetu środków europejskich, a także z wyjątkiem wydatków oznaczonych cyfrą 9. Symbol ten stosuje się również do oznaczenia wydatków ponoszonych na finansowanie Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Wspólnej Polityki Rolnej, z udziałem funduszy unijnych finansujących Wspólną Politykę Rolną. Stosuje się go również do wydatków, których źródłem finansowania jest pożyczka na prefinansowanie z budżetu państwa.

Oraz 15% z „9″ Współfinansowanie programów i projektów realizowanych ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy, z wyłączeniem środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 2, pkt 5 lit. c i d oraz pkt 6 ustawy.

Symbol ten stosuje się do oznaczenia wydatków ponoszonych w trakcie realizacji przedsięwzięć finansowanych ze środków pochodzących z budżetu UE, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy, z wyłączeniem środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 2, pkt 5 lit. c i d oraz pkt 6 ustawy (do których stosowana jest czwarta cyfra 6 lub 2), stanowiących krajowy wkład publiczny w realizację programu lub projektu. Źródłem finansowania tych wydatków mogą być na przykład środki pochodzące z budżetu państwa (z wyłączeniem środków otrzymanych z tytułu pożyczki na prefinansowanie) bądź środki własne jednostek sektora finansów publicznych.

Wspólnie z Inspektorem Ochrony Danych u nas w Urzędzie stworzyliśmy Klauzulę Informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych, jak również zgodę na przetwarzanie danych osobowych szczególnych (wrażliwych, dot. stanu zdrowia) do projektu Mobilnego Urzędnika. Klauzulę informacyjną możemy odczytać przez telefon.
W jaki sposób pozyskać zgodę pisemna na przetwarzanie danych szczególnych podczas rozmowy telefonicznej? Na chwile obecna nie dysponujemy możliwościami technicznymi umożliwiającymi nagrywanie rozmowy, a już podczas pierwszego kontaktu telefonicznego, przeprowadzając wywiad, prosimy klientów o podanie powodu skorzystania z projektu (czyli dane dotyczące zdrowia).

Jakie jest Państwa stanowisko w tej sprawie?

Zgodnie z Państwa ustaleniami, klauzula powinna być odczytana telefonicznie. Informacja o braku możliwości rejestracji rozmów powinna się znaleźć w Państwa analizie ryzyka. Klauzula powinna być także przygotowana w formie dodatkowego dokumentu (wersja pisemna klauzuli odczytywanej telefonicznie) z miejscem na podpis odbiorcy rozwiązania. Tak opracowany dokument, mobilny urzędnik powinien zabrać ze sobą na wizytę do odbiorcy rozwiązania i pozyskać jego podpis na dokumencie (odbiorca podpisuje dokument z datą realizowanej wizyty).

Czy jest możliwość zwiększenia limitu procedur, bo mamy dużo chętnych?

Na to pytanie będziemy w stanie odpowiedzieć po dokonaniu analizy stopnia realizacji usług w poszczególnych gminach oraz ocenie zagrożenia niezrealizowania założonej ilości usług przez poszczególne gminy.

Jak realizować program w obecnej sytuacji?

Spotkania z mieszkańcami powinny odbywać się z zachowaniem reżimu sanitarnego – tj. Mobilny urzędnik powinien zostać wyposażony w środki ochrony osobistej (maseczka/przyłbica) oraz rękawiczki i środek do dezynfekcji. Mieszkaniec powinien być również uprzedzony o konieczności założenia maseczki (jeżeli stan zdrowia na to pozwala). Dodatkowo przy przyjmowaniu zgłoszenia rekomendujemy aby został przeprowadzony wywiad dotyczący styczności z osobami zarażonymi oraz występowania objawów chorobowych.

Jaka powinna być forma wynagrodzenia dla pracownika świadczącego usługę?

 Rekomendujemy wypłatę wynagrodzenia za testowania w postaci dodatku do wynagrodzenia lub premii. W wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach wypłata może być też dokonana na podstawie umowy zlecenia (jednak należy skonsultować to wewnętrznie czy taka forma nie generuje powielenia obowiązków). Należy pamiętać, aby sposób wypłaty był zgodny z wewnętrznymi procedurami i dokumentami jednostki.

Czy przysługuje dodatek pracownikowi, już po pierwszej wizycie u klienta, czy dopiero po ostatniej, jeśli jest konieczność kontaktu wielokrotnego? 

 Dodatek rozliczamy po wykonaniu całej usługi. W przypadku spraw które wymagają wielokrotnego kontaktu dodatek przysługuje dopiero po całkowitym załatwieniu sprawy.

Co w sytuacji kiedy nie uda się do 31.03.2021 r., obsłużyć 10 przypadków ostatecznie i kompleksowo?  (Np. czas realizacji wniosku o wydanie dowodu osobistego trwa ok 3 tygodni – a klient będzie obsługiwany dopiero w marcu, czyli otrzyma ostatecznie dowód w kwietniu). Czy będzie możliwość rozliczenia projektu   jeszcze po 31 marca 2021r.

W przypadku nie zakończenia działań do 31.03.2020 wypłata dodatku zostanie dokonana na podstawie sprawozdania z zrealizowanych działań. Jednak Urząd jest w takiej sytuacji zobowiązany do dostarczenia w terminie późniejszym sprawozdania z zakończenia usługi nawet jeśli nastąpi to po zakończeniu testowania.

Jakie dokumenty musi przygotować gmina żeby wdrożyć projekt?

 Rekomendujemy opracowanie wewnętrznego regulaminu świadczenia usług/zarządzenia/stworzenia katalogu usług. Forma zależy od preferencji danej instytucji.

Czy rozliczanie z usług u klienta musi być za każdy miesiąc- czy możemy np. za usługę w dniu 30 listopada podać na koniec grudnia?

 Usługa powinna być rozliczona po jej zakończeniu. Rekomendujemy, aby dokonywać bieżącego rozliczenia w okresach miesięcznych np. za usługi zakończone w listopadzie składamy rozliczenie w listopadzie/na początku grudnia. Jeśli realizacja usługi trwa dłużej niż miesiąc np. rozpoczyna się w listopadzie a kończy dopiero w grudniu wówczas należy ją rozliczyć w grudniu/na początku stycznia.

Sprawozdania z realizacji zadania, jeśli zerowe to za jaki pierwszy miesiąc?

 Nie ma konieczności składania sprawozdań zerowych. Jeśli jednak w dłuższym okresie czasu nie występuje u Państwa zapotrzebowanie na usługi mobilne prosimy o przekazanie takiej informacji do biura projektu.

Czy prezentacja webinarowa jest dostępna?

Tak, można ją zobaczyć tutaj: Prezentacja – Webinar

Faza testowania

Harmonogramy – archiwum

HARMONOGRAM FORM WSPARCIA DLA UCZESTNIKÓW PROJEKTU GRUPA A

HARMONOGRAM FORM WSPARCIA DLA UCZESTNIKÓW PROJEKTU GRUPA B

HARMONOGRAM FORM WSPARCIA DLA UCZESTNIKÓW PROJEKTU GRUPA C

HARMONOGRAM FORM WSPARCIA DLA UCZESTNIKÓW PROJEKTU GRUPA D

Dokumenty do pobrania – archiwum

Regulamin uczestnictwa w testowaniu modelu w projekcie

Regulamin uczestnictwa w testowaniu modelu w projekcie (pdf)

Umowa uczestnictwa w projekcie (testowanie rozwiązania)

Umowa uczestnictwa w projekcie (testowanie rozwiązania) (pdf)

Załącznik nr 1 do Regulaminu uczestnictwa – Formularz zgłoszeniowy

Załącznik nr 1 do Regulaminu uczestnictwa – Formularz zgłoszeniowy (pdf)

Załącznik nr 1 do umowy -Oświadczenie uczestnika projektu

Załącznik nr 1 do umowy -Oświadczenie uczestnika projektu (pdf)

Załącznik nr 2 do umowy- Zgoda na przetwarzanie wizerunku

Załącznik nr 2 do umowy- Zgoda na przetwarzanie wizerunku (pdf)

Porozumienie o współpracy dla instytucji testującej model Mobilny Urzędnik 

Porozumienie o współpracy dla instytucji testującej model Mobilny Urzędnik (pdf)

Regulamin zwrotu kosztów

Załączniki do regulaminu zwrotu kosztów

Prezentacja – Webinar

Jak zgłosić się do projektu?

Wersja powiększona:

Umowa uczestnictwa w projekcie (testowanie rozwiązania) – wersja powiększona

Załącznik nr 1 do Regulaminu uczestnictwa – Formularz zgłoszeniowy – wersja powiększona

Załącznik nr 1 do umowy -Oświadczenie uczestnika projektu – wersja powiększona

Załącznik nr 2 do umowy- Zgoda na przetwarzanie wizerunku- wersja powiększona

Regulamin uczestnictwa w testowaniu modelu w projekcie – wersja powiększona

Porozumienie o współpracy dla instytucji testującej model Mobilny Urzędnik – wersja powiększona

Aktualności – archiwum

16.11.2020

W dniach 17-18.XII w ramach projektu „Mobilny urzędnik. Poprawa dostępności usług publicznych dla mieszkańców o szczególnych potrzebach.” planowane są spotkania z gminami biorącymi udział w testowaniu nowej metody. Poniżej zamieszczamy programy spotkań podsumowujących.

Mobilny Urzędnik – program spotkania – 17.12.2020r.

Mobilny Urzędnik – program spotkania – 18.12.2020r.

16.09.2020

Lista rankingowa – ostateczna 

08.09.2020

Rozeznanie rynku w ramach projektu Mobilny Urzędnik

10.08.2020

AKTUALIZACJA I LISTA RANKINGOWA CZĄSTKOWA GMIN ZAKWALIFIKOWANYCH DO UDZIAŁU W FAZIE TESTOWEJ MODELU MOBILNEGO URZĘDNIKA 2

05.08.2020

I LISTA RANKINGOWA CZĄSTKOWA GMIN ZAKWALIFIKOWANYCH DO UDZIAŁU W FAZIE TESTOWEJ MODELU MOBILNEGO URZĘDNIKA

20.07.2020

UWAGA! WEBINARIUM

Zapraszamy na drugie webinarium informacyjne!

30 lipca o godzinie 12:00 odbędzie się spotkanie dotyczące projektu „Mobilny urzędnik. Poprawa dostępności usług publicznych dla mieszkańców o szczególnych potrzebach”.

W trakcie webinarium zaprezentowane zostaną założenia projektu oraz udzielimy odpowiedzi na Państwa pytania.

Zgłoszenia prosimy przesyłać na adres mailowy mobilny.urzednik@fundacja-spoleczna.pl

w przypadku pytań prosimy o kontakt z Agnieszką Skupio, telefon: 511 956 102

15.07.2020

UWAGA! Informujemy o przedłużeniu rekrutacji do projektu „Mobilny Urzędnik” do dnia 31.07.2020 r.

ZACHĘCAMY DO WZIĘCIA UDZIAŁU W PROJEKCIE!

Zgłoszenia prosimy przesyłać na adres mailowy mobilny.urzednik@fundacja-spoleczna.pl

W przypadku pytań prosimy o kontakt z Agnieszką Skupio telefon: 511 956 102

25.06.2020

ZAPRASZAMY NA WEBINARIUM

Już 7.07.2020 r. o godz. 10.30 odbędzie się webinarium informacyjne, w trakcie którego zaprezentowane zostaną główne założenia projektu.

Udzielimy również odpowiedzi na wszelkie Państwa pytania!

Zgłoszenia prosimy przesyłać drogą mailową pod adres mobilny.urzednik@fundacja-spoleczna.pl

22.06.2020

REKRUTACJA DO PROJEKTU ZOSTAŁA PRZEDŁUŻONA DO 10.07.2020r. Zachęcamy do zapisów!

Zgłoszenia prosimy przesyłać drogą mailową pod adres mobilny.urzednik@fundacja-spoleczna.pl

W przypadku pytań prosimy o kontakt z Agnieszką Skupio telefon: 511 956 102

04.03.2020

W dniach 02.03-03.03.2020 odbyła się wizyta studyjna. Miała ona na celu wypracowanie nowego rozwiązania do projektu.

11.12.2019

Serdecznie zapraszamy do kontaktu z nami wszystkie gminy, które są zainteresowane wdrożeniem modelu mobilny urzędnik.