„Mobilny urzędnik. Poprawa dostępności usług publicznych dla mieszkańców o szczególnych potrzebach” Nr projektu: POWR.04.03.00-00-0134/18

O projekcie

Mobilny urzędnik to ponadnarodowy projekt realizowany przez Fundację Partycypacji Społecznej jako Lidera Projektu wraz z partnerami, w ramach którego gminy z całej Polski wdrożą nowe rozwiązanie odpowiadające na potrzeby mieszkańców o specjanych potrzebach. Pracownicy urzędów dotrą do osób, które do urzędów dotrzeć nie mogą.

Cel:

Głównym celem projektu jest wypracowanie z modelu działań oraz podniesienie poziomu kompetencji 96 pracowników JST gminnych w zakresie obsługi klientów o specjalnych potrzebach (zg. z def. Prog. Dostępność+ 2018-2025) – osób niepełnosprawnych biologicznie i prawnie, osłabionych chorobami, z czasowym lub trwałym ograniczeniem możliwości poruszania się i dotarcia do miejsca świadczenia usług, os. starszych (65+), zależnych (15+), które z powodu deficytów zdrowwotnych są zagrożone wykluczeniem społecznym i obywatelskim.

Projekt zakłada wypracowanie modelu świadczenia usług publicznych przez urzędnika/pracownika poza urzędem gminy.

Model Mobilny urzędnik będzie zawierał karty i procedury świadczenia usług publicznych poza urzędem oraz standardy obsługi mieszkańców gminy o specjalnych potrzebach w bezpośrednim kontakcie z klientem.

Realizacja celu projektu będzie możliwa dzięki specjalistycznym szkoleniom dla pracowników urzędów testujących i wdrażających model wypracowany w projekcie.

Grupa docelowa:

Grupą docelową w projekcie są urzędy gmin (UG) oraz ich pracownicy (UP).

Łącznie wsparciem w projekcie zostanie objętych 120 pracowników urzędów gmin, w tym 80 os. na etapie wdrożenia modelu.

Ponadto wsparciem zostanie objętych 400 os. o specjalnych potrzebach, mieszkańców 40 gmin testujących rozwiązanie.

Obszar realizacji projektu:

Projekt będzie realizowany na terenie całej Polski w 120 gminach z 7makroreg. (NUTS1).

Ponadto ze względu na szeroki wymiar modelu, przewiduje się potencjał do jego przyszłego zastosowania w innych instytucjach na terenie kraju (m.in. w JST powiatowych i wojewódzkich) w zakresie procedur i standardów obsługi klienta.

 

Etapy realizacji projektu

1. Przygotowanie rozwiązania (11.2019-06.2020)

2. Testowanie rozwiązania (07.2020-03.2021)

3. Analiza wyników testowania (04-05.2021)

4. Opracowanie wersji wdrożeniowej (06-08.2021)

5. Wdrożenie rozwiązania (09-12.2021)

6. Opracowanie rekomendacji (09-12.2021)

 

Rezultaty:

W efekcie udzielonego wsparcia min. 80% pracowników UG uczestniczących w szkoleniach podniesie własne kompetencje z zakresu obsługi mieszkańców o specjalnych potrzebach (96os.).

Min. 80 urzędów gmin wdroży nowe rozwiązanie w praktykę funkcjonowania instytucji na podstawie pisemnej decyzji (uchwała rady gminy/zarządzenie wójta/burmistrza) i będzie go stosować przez okres min. 12 mc od zakończenia projektu.

 

Okres realizacji:

listopad 2019 – październik 2021

 

 Dofinansowanie:

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, Oś priorytetowa IV. Innowacje społeczne i współpraca ponadnarodowa, Działanie: 4.3 Współpraca ponadnarodowa

Łączna wysokość wydatków kwalifikowanych w projekcie: 1 445 604,00 zł

Wysokość dofinasowania: 1 402 140, 00 zł

Dofinasowanie ze środków UE: 1 363 060,01 zł

 

 Partnerzy:

Fundacja Partycypacji Społecznej – lider

Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Poznaniu – partner krajowy

Stowarzyszenie VSBI – partner ponadnarodowy z Niemiec

Firma Social Unitas – partner ponadnarodowy z Niemiec

 

W czasie realizacji projektu, na bieżąco będziemy się dostosowywać do sytuacji pandemicznej w Polsce i zależnie od tego ewentualnie zmieniać formę w jakiej założenia projektu zostaną wykonane.

 

„Mobilny urzędnik. Poprawa dostępności usług publicznych dla mieszkańców o szczególnych potrzebach”

Nr projektu: POWR.04.03.00-00-0134/18

Aktualności

16.11.2020

W dniach 17-18.XII w ramach projektu “Mobilny urzędnik. Poprawa dostępności usług publicznych dla mieszkańców o szczególnych potrzebach.” planowane są spotkania z gminami biorącymi udział w testowaniu nowej metody. Poniżej zamieszczamy programy spotkań podsumowujących.

Mobilny Urzędnik – program spotkania – 17.12.2020r.

Mobilny Urzędnik – program spotkania – 18.12.2020r.

16.09.2020

08.09.2020

10.08.2020

05.08.2020

20.07.2020

UWAGA! WEBINARIUM

Zapraszamy na drugie webinarium informacyjne!

30 lipca o godzinie 12:00 odbędzie się spotkanie dotyczące projektu „Mobilny urzędnik. Poprawa dostępności usług publicznych dla mieszkańców o szczególnych potrzebach”.

W trakcie webinarium zaprezentowane zostaną założenia projektu oraz udzielimy odpowiedzi na Państwa pytania.

Zgłoszenia prosimy przesyłać na adres mailowy mobilny.urzednik@fundacja-spoleczna.pl

w przypadku pytań prosimy o kontakt z Agnieszką Skupio, telefon: 511 956 102

 

15.07.2020

UWAGA! Informujemy o przedłużeniu rekrutacji do projektu „Mobilny Urzędnik” do dnia 31.07.2020 r.

ZACHĘCAMY DO WZIĘCIA UDZIAŁU W PROJEKCIE!

Zgłoszenia prosimy przesyłać na adres mailowy mobilny.urzednik@fundacja-spoleczna.pl

W przypadku pytań prosimy o kontakt z Agnieszką Skupio telefon: 511 956 102

 

25.06.2020

ZAPRASZAMY NA WEBINARIUM

Już 7.07.2020 r. o godz. 10.30 odbędzie się webinarium informacyjne, w trakcie którego zaprezentowane zostaną główne założenia projektu.

Udzielimy również odpowiedzi na wszelkie Państwa pytania!

Zgłoszenia prosimy przesyłać drogą mailową pod adres mobilny.urzednik@fundacja-spoleczna.pl

 

22.06.2020

REKRUTACJA DO PROJEKTU ZOSTAŁA PRZEDŁUŻONA DO 10.07.2020r. Zachęcamy do zapisów!

Zgłoszenia prosimy przesyłać drogą mailową pod adres mobilny.urzednik@fundacja-spoleczna.pl

W przypadku pytań prosimy o kontakt z Agnieszką Skupio telefon: 511 956 102

 

04.03.2020

W dniach 02.03-03.03.2020 odbyła się wizyta studyjna. Miała ona na celu wypracowanie nowego rozwiązania do projektu.

 

11.12.2019

Serdecznie zapraszamy do kontaktu z nami wszystkie gminy, które są zainteresowane wdrożeniem modelu mobilny urzędnik.

Kontakt

mobilny.urzednik@fundacja-spoleczna.pl

+48 616-621-160

ul. Sieradzka 4c, 60-163 Poznań

Regulamin uczestnictwa w testowaniu modelu w projekcie

Regulamin uczestnictwa w testowaniu modelu w projekcie (pdf)

Umowa uczestnictwa w projekcie (testowanie rozwiązania)

Umowa uczestnictwa w projekcie (testowanie rozwiązania) (pdf)

Załącznik nr 1 do Regulaminu uczestnictwa – Formularz zgłoszeniowy

Załącznik nr 1 do Regulaminu uczestnictwa – Formularz zgłoszeniowy (pdf)

Załącznik nr 1 do umowy -Oświadczenie uczestnika projektu

Załącznik nr 1 do umowy -Oświadczenie uczestnika projektu (pdf)

Załącznik nr 2 do umowy- Zgoda na przetwarzanie wizerunku

Załącznik nr 2 do umowy- Zgoda na przetwarzanie wizerunku (pdf)

Porozumienie o współpracy dla instytucji testującej model Mobilny Urzędnik 

Porozumienie o współpracy dla instytucji testującej model Mobilny Urzędnik (pdf)

Regulamin zwrotu kosztów

Załączniki do regulaminu zwrotu kosztów

Prezentacja – Webinar

Jak zgłosić się do projektu?

Wersja powiększona:

Umowa uczestnictwa w projekcie (testowanie rozwiązania) – wersja powiększona

Załącznik nr 1 do Regulaminu uczestnictwa – Formularz zgłoszeniowy – wersja powiększona

Załącznik nr 1 do umowy -Oświadczenie uczestnika projektu – wersja powiększona

Załącznik nr 2 do umowy- Zgoda na przetwarzanie wizerunku- wersja powiększona

Regulamin uczestnictwa w testowaniu modelu w projekcie – wersja powiększona

Porozumienie o współpracy dla instytucji testującej model Mobilny Urzędnik – wersja powiększona

1. Czy uczestnikami projektu mogą być pracownicy socjalni z ośrodków pomocy społecznej ?

Nie, projekt kierowany jest do urzędników urzędów gminy. Celem opracowania modelu jest m.in zwiększenie dostępności usług świadczonych przez urząd gminy, w miejscu zamieszkania klienta.

2. Czy urzędy gminy, które realizują już usługę “Mobilny urzędnik”, mogą wziąć udział w projekcie?

Nie, w projekcie mogą wziąć udział pracownicy urzędów gmin, które nie świadczą usługi “Mobilny urzędnik”. Po opracowaniu ostatecznej wersji modelu, udostępnione zostaną materiały zawierające wskazówki do realizacji usługi.

3. Ilu urzędników urzędu gminy może wziąć udział w szkoleniach organizowanych w ramach projektu?

W szkoleniach w formie stacjonarnej może wziąć udział jeden urzędnik z każdego urzędu gminy. W przypadku organizacji szkoleń online możliwe jest uczestnictwo dwóch pracowników. W realizacji usługi na etapie testowania rozwiązania, może wziąć udział więcej pracowników, z różnych wydziałów/referatów.

4. W jakim mieście odbywać się będą szkolenia dla uczestników projektu?

Z uwagi na panującą epidemię szkolenia zostaną przeprowadzone z formie webinariów. W związku z powyższym są zobowiązani do zainstalowania programu ZOOM pro, który umożliwi przeprowadzenie spotkania online. W przypadku realizacji zajęć w formie zdalnej, miejsce wybrane będzie z uwzględnieniem lokalizacji przystępujących do szkolenia gmin.

5. Jaki sprzęt muszą posiadać urzędnicy aby uczestniczyć w szkoleniach?

Aby uczestnictwo w webinarium było efektywne, wskazane jest aby uczestnicy korzystali z komputera wyposażonego w kamerę internetową, słuchawki, mikrofonu (wystarczy wbudowany w laptopie). Spotkania odbywać się będą przy pomocy platformy ZOOM pro- w celu jego użytkowania należy zainstalować aplikację ZOOM. W przypadku realizacji szkoleń w formie stacjonarnej, nie jest wymagane posiadanie żadnego sprzętu ani materiałów.

6. Czy zwracane są koszty dojazdu?

Tak, w ramach projektu przewidziany jest zwrot środków finansowych dla uczestników, którzy indywidualnie poniosą koszty dojazdu na szkolenia, tj. urząd gminy nie zwróci pracownikowi poniesionych kosztów.

7. Czy szkolenia będą odbywały się w godzinach pracy urzędu ?

Tak, docelowo szkolenia odbywać się będą w godzinach pracy urzędów, co powinno zostać uwzględnione przez przełożonych pracowników, będących uczestnikami projektu.W przypadku zgłoszenia zapotrzebowania na realizację szkoleń, poza godzinami pracy urzędu, zostanie to uwzględnione przy planowaniu harmonogramu szkoleń.

8. Czy uczestnicy otrzymają certyfikaty po zakończeniu szkolenia?

Tak, zarówno urzędy gminy jak i uczestnicy indywidualni, którzy ukończą szkolenia otrzymają certyfikat potwierdzający udział w projekcie.

9. Jaka jest wysokość dodatku do wynagrodzenia?

Maksymalna wysokość dodatku wynosi 280 zł, będzie on wypłacany miesięcznie, proporcjonalnie do ilości przeprowadzonych usług w miejscu zamieszkania klienta. Za w pełni przeprowadzoną usługę uznaje się procedurę przeprowadzoną od zgłoszenia/ wniosku do decyzji, bądź wydania innego dokumentu świadczącego o zakończeniu sprawy np. wydanie zaświadczenia, notatka służbowa.

10. W jaki sposób informować o realizacji usługi na terenie gminy ?

Zachęcamy do promocji usługi przy wykorzystaniu możliwie dużej ilości kanałów komunikacyjnych. Rekomendujemy kontakt z: lokalnymi partnerami oraz organizacjami pozarządowymi, ośrodkami pomocy społecznej, pielęgniarkami środowiskowymi, szpitalami, okręgowymi izbami pielęgniarskimi, asystentami osób z niepełnosprawnościami, lekarzami rodzinnymi, asystentami rodziny, parafiami, oddziałami Caritas. Dobór kanału promocji usługi leży w zakresie gminy.

11. Pod jaką klasyfikacją budżetową będą  przekazane środki finansowe na konto Urzędu ?

85% z  „8” Finansowanie programów i projektów ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy, z wyłączeniem środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 2, pkt 5 lit. c i d oraz pkt 6 ustawy oraz z wyłączeniem budżetu środków europejskich.

Symbol ten stosuje się do oznaczenia wszystkich wydatków ponoszonych w trakcie realizacji przedsięwzięć w ramach danego programu lub projektu finansowanego ze środków pochodzących z budżetu UE, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy, z wyłączeniem środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 2, pkt 5 lit. c i d oraz pkt 6 ustawy (do których stosowana jest czwarta cyfra paragrafu “5” lub “1”) oraz z wyłączeniem budżetu środków europejskich, a także z wyjątkiem wydatków oznaczonych cyfrą 9. Symbol ten stosuje się również do oznaczenia wydatków ponoszonych na finansowanie Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Wspólnej Polityki Rolnej, z udziałem funduszy unijnych finansujących W spólną Politykę Rolną. Stosuje się go również do wydatków, których źródłem finansowania jest pożyczka na prefinansowanie z budżetu państwa.

Oraz 15% z  „9” Współfinansowanie programów i projektów realizowanych ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy, z wyłączeniem środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 2, pkt 5 lit. c i d oraz pkt 6 ustawy.

Symbol ten stosuje się do oznaczenia wydatków ponoszonych w trakcie realizacji przedsięwzięć finansowanych ze środków pochodzących z budżetu UE, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy, z wyłączeniem środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 2, pkt 5 lit. c i d oraz pkt 6 ustawy (do których stosowana jest czwarta cyfra 6 lub 2), stanowiących krajowy wkład publiczny w realizację programu lub projektu. Źródłem finansowania tych wydatków mogą być na przykład środki pochodzące z budżetu państwa (z wyłączeniem środków otrzymanych z tytułu pożyczki na prefinansowanie) bądź środki własne jednostek sektora finansów publicznych.

12. Czy świadczenie usługi w miejscu zamieszkania klienta o specjalnych potrzebach – tj. w Domu Pomocy Społecznej, Zakładzie Opiekuńczo – Leczniczy,  kwalifikuje się w możliwość realizacji testowania usługi, np. obsługa wniosków o dowody osobiste?

Tak, odbiorcą rozwiązania mogą być mieszkańcy DPS, czy ZOL znajdującego się na terenie gminy. Odbiorcą nowego rozwiązania mogą być: osoby w wieku 15+, zamieszkałe na     terenie gminy objętej wsparciem kwalifikujące się do grupy osób o szczególnych potrzebach (zgodnie z prog. Dostępność PLUS), o ograniczonej możliwości poruszania się (czasowo i trwale), które ze względu na sytuacje zdrowotną, osobistą i/lub rodzinną mają ograniczone   możliwości dotar­cia    do UG, w tym os.: niepełnosprawne prawnie (osoby z orzeczeniem), osoby starsze (w wieku 65), osoby zależne, os. Zamieszkujące na terenie gmin wiejskich, os. sprawujące faktyczna opiekę nad osobami starszymi i zależnymi oraz opiekunów z pieczy zastępczej.

13. Czy istnieje możliwość jednorazowego rozliczenia kosztów dodatkowego wynagrodzenia dot. testowania usługi “Mobilny Urzędnik” po zakończeniu okresu testowania usługi, tj. rozliczenie po 31.03.2021 r.

Ponieważ Lider projektu zobowiązany jest do bieżącego rozliczania się przed Instytucją Zarządzającą, prosimy aby urzędy gminy rozliczały się systematycznie tj. co miesiąc lub co dwa miesiące.

14.Czy regulamin/zarządzenie/katalog usług należy przesłać do Państwa w celu weryfikacji? Czy dokumenty będą wymagane na późniejszym etapie, np. w trakcie ostatecznego rozliczanie gminy z udziału w projekcie? Czy przygotowanie takich dokumentów jest konieczne do realizacji usługi mobilnego urzędnika?

Stworzenie ww. dokumentów to propozycja, która może ułatwić  proces wdrażania usługi w urzędzie. Regulamin jest zbiorem jasnych wytycznych dla potencjalnych odbiorców rozwiązania, może być także przydatny w przypadku wystąpienia sytuacji trudnych w trakcie realizacji usługi. Z tej perspektywy przygotowanie takich dokumentów jest ważne. W ramach projektu uczestnicy nie będą rozliczani z przygotowania zarządzeń czy regulaminu, jednak jeśli wypracowane zostaną  takie dokumenty, chętnie się z nimi zapoznamy – w celu ulepszania ostatecznej wersji modelu.

15. Czy wszystkie logotypy obligatoryjnie powinny znaleźć się na karcie i ewidencji (mam na myśli FPS, Woj. Wielkopolskie, ROPS)?

Tak, na dokumentach powinny znaleźć się loga zarówno unijne jak i Lidera i partnera projektu.

16. Jaki jest ostateczny termin rozliczenia projektu i czy przewidywane jest przesunięcie terminu rozliczenia projektu w związku z epidemią?

Faza testowania trwa do marca 2021. Na razie nie została podjęta decyzja o przedłużeniu projektu, będziemy reagować dalej, jeżeli zaistnieje taka potrzeba.

17. Czy w załączniku nr 1 “Karta Testowania Usługi” jest wymagany podpis klienta (Odbiorcy Rozwiązania)?

Tak, pod kartą testowania usługi wymagany jest podpis klienta, dotyczy to jednak tylko części pierwszej czyli tabeli. Pod notatkami z prowadzenia sprawy podpisuje się tylko urzędnik, który zrealizował usługę.

18. Jak ująć środki, które zostaną przekazane na wynagrodzenia, w budżecie gminy? Czy jako plan i wykonanie, czy jako koszty? Pod jaką klasyfikacją budżetową będą  przekazane przez Państwa środki finansowe na konto Urzędu Gminy?

Środki będą przekazywane Państwu w następujących proporcjach:

85% z  „8″ Finansowanie programów i projektów ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy, z wyłączeniem środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 2, pkt 5 lit. c i d oraz pkt 6 ustawy oraz z wyłączeniem budżetu środków europejskich.

Symbol ten stosuje się do oznaczenia wszystkich wydatków ponoszonych w trakcie realizacji przedsięwzięć w ramach danego programu lub projektu finansowanego ze środków pochodzących z budżetu UE, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy, z wyłączeniem środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 2, pkt 5 lit. c i d oraz pkt 6 ustawy (do których stosowana jest czwarta cyfra paragrafu “5” lub “1”) oraz z wyłączeniem budżetu środków europejskich, a także z wyjątkiem wydatków oznaczonych cyfrą 9. Symbol ten stosuje się również do oznaczenia wydatków ponoszonych na finansowanie Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Wspólnej Polityki Rolnej, z udziałem funduszy unijnych finansujących Wspólną Politykę Rolną. Stosuje się go również do wydatków, których źródłem finansowania jest pożyczka na prefinansowanie z budżetu państwa.

Oraz 15% z „9″ Współfinansowanie programów i projektów realizowanych ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy, z wyłączeniem środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 2, pkt 5 lit. c i d oraz pkt 6 ustawy.

Symbol ten stosuje się do oznaczenia wydatków ponoszonych w trakcie realizacji przedsięwzięć finansowanych ze środków pochodzących z budżetu UE, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy, z wyłączeniem środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 2, pkt 5 lit. c i d oraz pkt 6 ustawy (do których stosowana jest czwarta cyfra 6 lub 2), stanowiących krajowy wkład publiczny w realizację programu lub projektu. Źródłem finansowania tych wydatków mogą być na przykład środki pochodzące z budżetu państwa (z wyłączeniem środków otrzymanych z tytułu pożyczki na prefinansowanie) bądź środki własne jednostek sektora finansów publicznych.

19. Wspólnie z Inspektorem Ochrony Danych u nas w Urzędzie stworzyliśmy Klauzulę Informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych, jak również zgodę na przetwarzanie danych osobowych szczególnych (wrażliwych, dot. stanu zdrowia) do projektu Mobilnego Urzędnika. Klauzulę informacyjną możemy odczytać przez telefon.
W jaki sposób pozyskać zgodę pisemna na przetwarzanie danych szczególnych podczas rozmowy telefonicznej? Na chwile obecna nie dysponujemy możliwościami technicznymi umożliwiającymi nagrywanie rozmowy, a już podczas pierwszego kontaktu telefonicznego, przeprowadzając wywiad, prosimy klientów o podanie powodu skorzystania z projektu (czyli dane dotyczące zdrowia).

Jakie jest Państwa stanowisko w tej sprawie?

Zgodnie z Państwa ustaleniami, klauzula powinna być odczytana telefonicznie. Informacja o braku możliwości rejestracji rozmów powinna się znaleźć w Państwa analizie ryzyka. Klauzula powinna być także przygotowana w formie dodatkowego dokumentu (wersja pisemna klauzuli odczytywanej telefonicznie) z miejscem na podpis odbiorcy rozwiązania. Tak opracowany dokument, mobilny urzędnik powinien zabrać ze sobą na wizytę do odbiorcy rozwiązania i pozyskać jego podpis na dokumencie (odbiorca podpisuje dokument z datą realizowanej wizyty).

20. Czy jest możliwość zwiększenia limitu procedur, bo mamy dużo chętnych?

Na to pytanie będziemy w stanie odpowiedzieć po dokonaniu analizy stopnia realizacji usług w poszczególnych gminach oraz ocenie zagrożenia niezrealizowania założonej ilości usług przez poszczególne gminy.

21. Jak realizować program w obecnej sytuacji?

Spotkania z mieszkańcami powinny odbywać się z zachowaniem reżimu sanitarnego – tj. Mobilny urzędnik powinien zostać wyposażony w środki ochrony osobistej (maseczka/przyłbica) oraz rękawiczki i środek do dezynfekcji. Mieszkaniec powinien być również uprzedzony o konieczności założenia maseczki (jeżeli stan zdrowia na to pozwala). Dodatkowo przy przyjmowaniu zgłoszenia rekomendujemy aby został przeprowadzony wywiad dotyczący styczności z osobami zarażonymi oraz występowania objawów chorobowych.

22. Jaka powinna być forma wynagrodzenia dla pracownika świadczącego usługę?

 Rekomendujemy wypłatę wynagrodzenia za testowania w postaci dodatku do wynagrodzenia lub premii. W wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach wypłata może być też dokonana na podstawie umowy zlecenia (jednak należy skonsultować to wewnętrznie czy taka forma nie generuje powielenia obowiązków). Należy pamiętać, aby sposób wypłaty był zgodny z wewnętrznymi procedurami i dokumentami jednostki.

23. Czy przysługuje dodatek pracownikowi, już po pierwszej wizycie u klienta, czy dopiero po ostatniej, jeśli jest konieczność kontaktu wielokrotnego? 

 Dodatek rozliczamy po wykonaniu całej usługi. W przypadku spraw które wymagają wielokrotnego kontaktu dodatek przysługuje dopiero po całkowitym załatwieniu sprawy.

24. Co w sytuacji kiedy nie uda się do 31.03.2021 r., obsłużyć 10 przypadków ostatecznie i kompleksowo?  (Np. czas realizacji wniosku o wydanie dowodu osobistego trwa ok 3 tygodni – a klient będzie obsługiwany dopiero w marcu, czyli otrzyma ostatecznie dowód w kwietniu). Czy będzie możliwość rozliczenia projektu   jeszcze po 31 marca 2021r.

W przypadku nie zakończenia działań do 31.03.2020 wypłata dodatku zostanie dokonana na podstawie sprawozdania z zrealizowanych działań. Jednak Urząd jest w takiej sytuacji zobowiązany do dostarczenia w terminie późniejszym sprawozdania z zakończenia usługi nawet jeśli nastąpi to po zakończeniu testowania.

25. Jakie dokumenty musi przygotować gmina żeby wdrożyć projekt?

 Rekomendujemy opracowanie wewnętrznego regulaminu świadczenia usług/zarządzenia/stworzenia katalogu usług. Forma zależy od preferencji danej instytucji.

26. Czy rozliczanie z usług u klienta musi być za każdy miesiąc- czy możemy np. za usługę w dniu 30 listopada podać na koniec grudnia?

 Usługa powinna być rozliczona po jej zakończeniu. Rekomendujemy, aby dokonywać bieżącego rozliczenia w okresach miesięcznych np. za usługi zakończone w listopadzie składamy rozliczenie w listopadzie/na początku grudnia. Jeśli realizacja usługi trwa dłużej niż miesiąc np. rozpoczyna się w listopadzie a kończy dopiero w grudniu wówczas należy ją rozliczyć w grudniu/na początku stycznia.

27.Sprawozdania z realizacji zadania, jeśli zerowe to za jaki pierwszy miesiąc?

 Nie ma konieczności składania sprawozdań zerowych. Jeśli jednak w dłuższym okresie czasu nie występuje u Państwa zapotrzebowanie na usługi mobilne prosimy o przekazanie takiej informacji do biura projektu.

28. Czy prezentacja webinarowa jest dostępna?

Tak, można ją zobaczyć tutaj: Prezentacja – Webinar

Poprzedni
Następny